1. Indicare il titolo del progetto. Indicare l'obiettivo della mappatura.

2. Elencare gli attori che possono potenzialmente essere parte del sistema che si vuole visualizzare. Fare una lista degli attori primari e secondari: gli utenti, gli attori principali che forniscono il servizio, i partner, i fornitori secondari e tutte le entità e istituzioni coinvolte in maniera meno diretta. Ognuno di loro viene rappresentato con una icona che ne indica il ruolo e l’attività principale che svolge all’interno del sistema.

3. Definire una legenda con le icone degli attori, eventuali colori di riconoscimento,  eventuali icone e/o simboli che rappresentano collegamenti e relazioni.

4. Definire la posizione degli attori sulla mappa a seconda delle priorità e livelli di interesse dal centro. Il più lontano dal centro ha comunque un ruolo nel sistema, ma occupa un livello secondario.

5. Individuare i flussi e le relazioni che intercorrono tra gli attori suddivisi in principali e secondari. Rappresentarli diversamente a seconda della tipologia: es. flussi economici, flussi materiali, flussi di informazioni. Questo permette di visualizzare le relazioni e i legami rispetto all’intero sistema. Indicare il punto di partenza della sequenza dei flussi; numerarli e descriverli in maniera sintetica.

N.B. Raggruppare gli attori facilita la comprensione dell'organizzazione degli attori nel loro sistema. Utilizzare i post-it per gestire la posizione di gruppi, sotto-gruppi o singoli attori, facilita la discussione e il processo iterativo nella costruzione della mappa.